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Faturação eletrónica: SERES aponta requisitos na hora de escolher a melhor solução
Faturação eletrónica: SERES aponta requisitos na hora de escolher a melhor solução
28 de Setembro de 2018
A empresa de transação electrónica segura de documentos identifica um conjunto de aspectos que as diferentes organizações deverão ter em conta na hora de escolherem uma solução ou serviço de faturação eletrónica, a pouco tempo desta se tornar obrigatória.

Com o guião proposto, a SERES  pretende ajudar as empresas portuguesas a implementarem a faturação eletrónica com sucesso, de forma simples, até ao final do ano e a responderem à exigência legal a partir de janeiro de 2019.

O guião identifica um conjunto de questões a ter em conta no momento de implementar a faturação eletrónica. A primeira é comunicar e ter visibilidade do estado da faturação eletrónica. Assim, a comunicação com os parceiros, independentemente da sua dimensão, é essencial para a transação das faturas nas empresas. Estas transações tornam evidente a necessidade de que a solução adotada facilite um amplo conjunto de opções às empresas e que lhes permita conectarem-se com sucesso com qualquer um dos seus parceiros, garantindo a confidencialidade, a autenticidade e a integridade das faturas.

Adicionalmente, a solução a eleger pelas empresas, deverá ser capaz de dotá-las com um novo canal de comunicação com os seus parceiros de negócio, acelerando assim os tempos de resposta e a resolução de eventuais imprevistos. Paralelamente, a solução deve oferecer um maior controlo e capacidade de acompanhamento da informação partilhada, aumentando os níveis de eficácia do relacionamento e da comunicação das empresas com terceiros.

O segundo fator a ter em conta é a centralização da informação, garantindo simultaneamente que esta se mantém integrada. Neste sentido, a decisão das empresas deverá prever o volume de faturas que é necessário gerir. Se o volume de faturas for reduzido (menos de 30 faturas por mês), uma solução manual poderá ser a melhor solução. Já no caso de volumes superiores a 30 faturas por mês, uma solução integrada será sem dúvida a ideal. Por outro lado, caso as empresas disponham de ferramentas de gestão, a forma mais fácil de implementar a faturação eletrónica será através da integração da fatura eletrónica no processo habitual de trabalho nestas mesmas ferramentas. Desta forma, as empresas poderão aproveitar totalmente as vantagens oferecidas pela faturação eletrónica e melhorar os seus processos de decisão. As mudanças que resultam da utilização da faturação eletrónica têm implicações muito mais abrangentes do que poderá parecer à primeira vista.

O terceiro aspecto a ponderar por parte das empresas será a necessidade de se certificarem de que o serviço de faturação eletrónica que vão implementar é global. Ou seja, terem a certeza de que este permite a gestão completa do tratamento das faturas, nomeadamente: a emissão, a receção, o envio, a integração e o arquivo.

Por último, e de acordo com o guião da SERES, a solução a adotar deverá cumprir as exigências legais da Autoridade Tributária e Aduaneira. É essencial que o projeto de faturação eletrónica contemple as mudanças tecnológicas e legais associadas às regras da faturação: formatos, assinatura eletrónica, prazos de entrega, prazos de adoção, etc. Devido ao facto do enquadramento legal e a tecnologia estarem em constante evolução, conhecer as alterações e saber adaptar-se às mesmas supõe uma grande taxa de esforço para as empresas portuguesas. Torna-se portanto vital para o sucesso das empresas neste âmbito, disporem de um serviço com capacidade de se adaptar às mudanças automaticamente.

“Implementar um projeto de faturação eletrónica vai muito além de uma mera alteração técnica”, considera a SERES, sublinhando que o "desenvolvimento interno de uma solução, ou a compra de um módulo de faturação não permitirão às empresas usufruir de todos os benefícios inerentes à faturação eletrónica".